Преимущества внедрения системы электронного документооборота

В современном мире внедрение инновационных систем электронного документооборота давно стало неотъемлемой частью любого предприятия. Подобное нововведение позволяет резко повысить эффективность работы промышленного предприятия, коммерческой компании и государственных учреждений.

В классическом понимании система электронного документооборота или сокращенно СЭД являет собой особую организационно-техническую систему, отвечающую за процесс создания в компьютерных сетях электронных документов. Помимо этого, к функциям СЭД относятся управление доступами к документам, их распространение и обеспечение контроля над движением документов в пределах предприятия. В целом, под понятием СЭД может скрываться любая информационная система, связанная с разнообразными электронными документами.

Главным направлением данной модернизации считается внедрение программы документооборот. обеспечивает возможность выполнять различные задачи, упорядочить процесс ведения документации и максимально автоматизировать управление делопроизводством на предприятии.

Изначально указанные программы рассматривались исключительно в качестве инструмента автоматизации традиционного делопроизводства, однако впоследствии они стали охватывать более широкий ряд задач высокой сложности. Сегодня разработчики ориентируют программы для работы не только c корреспонденцией и организационными документами, но и для работы с внутренними документами (нормативной, проектной документацией, приказами по кадрам, договорами и пр.). Также, инструменты СЭД активно применяются для решения сложных прикладных задач, связанных с автоматизацией работы служб предприятия, обработкой обращений граждан и прочей работой с клиентами.

В последнее время развитие современного рынка СЭД происходит довольно динамично, особенно на фоне резкого сокращения показателей отечественного рынка программного обеспечения. Основным потребителем подобных технологий по-прежнему является государственный сектор (свыше 30% проектов). Интерес государственных структур обеспечил устойчивость данного сегмента рынка даже в условиях сильного кризиса.

Согласно мнению специалистов, в ближайшем будущем электронный документооборот «нанесет мощнейший удар» по бюрократическим препонам во время взаимодействия государственных организаций, населения и представителей бизнеса, что позволит снизить уровень коррупции. Особенность реализации таких проектов в государственных институтах заключается в высоком уровне информационной безопасности, поэтому разработчики большое внимание уделяют разработке защитных функций электронного документооборота.